בכל חברה, ארגון או מוסד, עולה הצורך להעביר מסרים שונים. לעתים המסרים עוברים מאדם אחד לרעהו באופן ישיר, אך מה עושים כאשר צריך להעביר מסר בתפוצה רחבה בהרבה? זוהי התרומה הראשונה, אך לא היחידה של מערכת מסרים ארגונית. מערכת מסוג זה יכולה לאפשר לגורם ניהולי להעביר מסר אחיד, בתפוצה עצומה.
> קבלו מידע והמלצות על שירות מספר נייד נוסף לוואטסאפ
אחידות בהעברת מסר
לפני שהיו כלי עזר טכנולוגיים, מסרים מילוליים מגורם בכיר בחברה היו עוברים דרך שלבים שונים (כגון מנהלי אגפים, מנהלי מחלקות). אפילו מסרים כתובים לעיתים עברו שינויים לא תמיד רצויים. תרומה חשובה של מערכת מסרים ארגונית היא בכך שהמסרים עוברים כפי שהם, כלשונם וללא שינויים או טעויות. מסר אחד מגיע לכל הנמענים, בין אם הם נמצאים בתוך החברה ובין אם הם מחוצה לה.
עדכונים מהירים, בכל רגע נתון
בזכות מערכת מסרים ארגונית ניתן להעביר עדכונים מהירים, בזמינות גבוהה וברגע הנכון. לדוגמא, אם מנהל מחלקת מכירות רוצה להעביר מסר לכל אנשי המכירות לגבי מוצר חדש שהגיע זה עתה, ניתן להעביר את המסר תיכף ומיד. כאשר רוצים להזרים מידע ולהבטיח את קבלת המסר, זהו הכלי הטכנולוגי שיסייע בכך.
כלי אינטראקטיבי ותיעוד סטטיסטיקה
בעזרת מערכת מסרים ארגונית ניתן להעביר לא רק מסרים "יבשים" אלא גם לשתף את הנמען ולקבל תגובה. לדוגמא, ניתן בעזרת מערכת עסקית ייעודית, להעביר ללקוחות מסר שכולל אפשרות להגיב. שאלון קצר ברגע המתאים יכול להניב מידע ולקצר זמני תגובה.
בנוסף לכל זאת, מערכת מסרים יכולה לאסוף סטטיסטיקה ותיעוד, לצורך שיפור, התייעלות ולכל מטרה אחרת. זה אמנם לא מחליף את השימוש בטלפון או הצורך בפתרון כמו מספר טלפון נוסף, או מייל וכדומה, אבל זהו פתרון משלים, בעל חשיבות רבה במציאות העסקית הנוכחית.